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Tendo em vista as exigências do MEC a respeito da digitalização de acervos acadêmicos por parte das instituições de ensino superior, foi instituído na Unifesp o grupo de trabalho de Acervo Acadêmico Digital, através da Portaria nº 3134/2022, composto por representantes das Pró-Reitorias dos campi e órgãos assessores.

O Acervo Acadêmico são os documentos produzidos pela instituição que dizem respeito à vida acadêmica dos(as) estudantes. Segundo o artigo 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018:

[...] considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

As atividades tiveram início em 24 de agosto, com o objetivo de formular um projeto de acervo acadêmico em meio digital e apresentar o desenho de um Comitê Gestor da Segurança da Informação do Acervo Acadêmico da Unifesp.

O GT se subdividiu em quatro grupos: estudo da legislação; levantamento e análise do que já foi criado em Instituições Públicas de Ensino Superior; sondagem sobre o que o mercado apresenta de soluções para preservação de acervo acadêmico e instrumento de pesquisa para mapeamento dos acervos acadêmicos da Unifesp.

Outra ação importante deste GT é o mapeamento do arquivo acadêmico. Para isso,  o GT enviou para todos os campi e pró-reitorias um formulário para sejam registrados todo tipo de produção e/recebimento de documentos que fazem parte da pasta dos estudantes.

O GT está organizando um evento em formato de workshop para que a comunidade conheça trabalhos de outras instituições. O evento está previsto para acontecer na primeira semana de fevereiro/2023.

O grupo tem até 120 dias para a conclusão dos trabalhos e todas as ações podem ser acompanhadas no site: https://bibliotecas.unifesp.br/institucional/acervodigital